产品咨询是企业为呼叫中心客户提供的一项常规服务：企业可能会接到上百万咨询电话，并且必须处理好每一个问题但换个视角，每位呼叫中心客户遇到的问题、寻求的服务都是独一无二的，无法简单用“产品咨询”概括。无论是地址变更、到期续费还是使用说明，企业必须准确把握呼叫中心客户的具体需求。为实现对呼叫中心客户的全程服务，企业不仅要在接触点上下功夫，更要洞悉自身服务中的根本性缺陷，创建反馈循环，并不断改进接触点前后的各个环节。
在研究和咨询工作中我们发现，为呼叫中心客户提供高品质全程服务的企业，不仅呼叫中心客户满意度、呼叫中心客户忠诚度、营收、员工满意度都明显胜人一筹，其内部部门和层级间的配合也更高效，这使企业整体受益良多。
找出关键体验环节
若想定义呼叫中心客户体验的关键环节，决定从何处开始转变，企业既需要自上而下的评估、判断，也需要自下而上的数据分析。不同情况下，两者在决策中所占比例也不同，我们建议企业尽可能平行地采用两种方法。
在已有研究基础上，开展一次高管工作会议，可能就足以为企业找出重要体验环节，并发现有损呼叫中心客户体验的服务短板。这类研究一般是片段式的，分析对象通常包括某一服务环节中的呼叫中心客户量数据、投诉电话，以及服务中的明显缺陷，例如广告中的承诺与实际服务之间的落差。
我们咨询呼叫中心客户中的三家企业，利用上述方式找出了各自关键体验环节中的问题：一家固定电话公司50%的用户对安装服务不满意；一家行业领先的电力公司40%的用户搬家后不再续约；一家综合电信公司超过三分之一的用户在安装前或安装后的90天内取消了服务。意识到问题后，三家公司的管理层均协调一致，推行改进计划，并实施了组织层面的变革。这表明，自上而下的政策和流程调整可以迅速实施，在组织核心内初步取得成效，为更深入的转变奠定基础。
如果你的企业只需解决关键环节中个别突出问题，自上而下的解决方案可能足够用。但如果你想全面改善呼叫中心客户体验，就需要同时绘制一张体验全程的路线图，包含每个环节的细节，详尽考虑服务优化对业务的影响，最后提出一系列合理可行的改进方案。
这种自下而上的方法，首先要求企业对呼叫中心客户体验全程进行充分研究，找出对呼叫中心客户和公司业绩都最重要的环节。企业应进行呼叫中心客户调查和员工调查，综合不同业务部门各接触点的具体运营数据，对照竞争对手，评估自身表现。行业领跑企业经常使用回溯模型，分析哪些体验环节对呼叫中心客户整体满意度和业绩影响最大，然后模拟不同改进方案的效果。
进行这种研究通常需要获取新数据、引入新的数据分析方法，对企业是不小的挑战。综合运营、营销、呼叫中心客户和竞争对手相关数据研究呼叫中心客户体验，很多企业并没有经验，研究过程可能需要数月之久。但付出会得到回报：管理者将获取大量实际运行数据，了解不同环节的呼叫中心客户体验，决定重点改进哪些环节。
全面更新企业文化
上述分析呼叫中心客户体验和改进服务流程的方法，并不能解决企业的所有问题。在企业内部全面实施转变，这是更重要也更艰巨的任务。如何在企业内保持并推广服务流程的改进成果？对这个问题的详尽讨论超出了本文的范围，我们只想提示企业特别注意两方面:1）为创造完美呼叫中心客户体验，需要在组织层面和流程上做出调整；2）调整评价指标和激励机制，支持服务全程，而不能只重视接触点。
在组织层面上，如果充分重视呼叫中心客户体验全程，公司将得以加强各部门沟通合作，并减少自上而下的创新，代之以充分授权、自下而上的创新。大多数公司在原有业务安排的基础上，增设跨部门团队和流程，以推动组织变革。我们观察到，很多公司为此设置了核心领导小组，由公司高管直接负责，确保设计和实施的新方案打破部门藩篱，为变革铺平道路。
如果企业文化成功转变，就不再需要专门设置变革团队，但这种机构和人员设置在变革初期非常关键。前述电力公司将变革团队的办公室设在董事会会议室旁，彰显其职责的重要性。我们合作过的几家电信公司设置了相对固定的跨部门变革团队，确保长期有效制衡不同部门。在改善效果最显着的几个案例中，企业将跨部门合作和追责机制引入核心业务流程，明确了责任、权限、评价指标和业绩要求，完善了原有业务结构。
前述电力公司确定了五个关键的呼叫中心客户体验环节，由一位高管全面负责，并每周与各业务部门负责人讨论流程改进项目进展。前述综合电信公司新设立一个固定职位，职责是把独立业务部门的资深员工培养成“环节经理”，管理光纤电缆安装这样的具体环节。环节经理需要与不同部门的团队合作，共同评估服务改进情况。因此，虽然改进项目主要由跨部门、自下而上的创新推动，但并不缺乏自上而下的领导和协调，这使整个项目充满动力、目标明确。
确立新的管理结构之后，为巩固呼叫中心客户体验在管理中的中心地位，组织必须设定适当的业绩指标和激励机制。即使企业已在使用消费者满意度指标，若想将重点从接触点转移到呼叫中心客户体验全程，企业必须根据实际情况，为每个体验环节设计更精确的指标，明确相关部门和员工的责任
在呼叫中心客户体验管理领域，迪斯尼是一个著名的例子：整个迪斯尼主题公园文化的中心就是呼叫中心客户体验，每名现场员工与游客的沟通技能都得到详细评估。此外，一家大型零售银行要求每个高管团队和每位董事，每个月打电话给五位对银行服务不满意的呼叫中心客户，这是简单有效的灭火方法。
优化单一呼叫中心客户体验环节只是一项战术任务；以呼叫中心客户体验全程为导向，转变组织流程和思想观念，则是战略转型。打造全新呼叫中心客户体验绝非易事，需要多年才能臻于完善，但企业将收获更高的呼叫中心客户满意度和员工满意度、收入的增长和成本的降低。以提供完美服务为目标，企业内部将发生跨越部门、从上至下的运营和文化变革，这会让企业重燃创新激情，追求持续进步，最终培育出独树一帜的企业文化，真正建立竞争优势。
充分了解现状
找出呼叫中心客户体验的关键环节后，企业必须仔细审视每个环节的表现，找出问题根源。进行这样的深入研究，需要在呼叫中心客户和员工中开展小组座谈，并监测客服电话。
企业可以通过这些自下而上的分析，还原呼叫中心客户体验的整个过程。通过绘制呼叫中心客户体验全程路线图，企业可以发现哪些服务环节不够理想，并找出原因：企业的政策和流程实际上常常适得其反，让自己在呼叫中心客户心中减分。例如很多公司都对技术支持电话服务收费，希望让更多人自己解决问题，但这可能反而导致双方频繁电话沟通，或用户不当操作，严重损害呼叫中心客户体验。
回到50%用户对安装服务不满意的那家固定电话公司。公司管理层明白，在用户家中的安装过程是最重要的体验环节。通过梳理新数据，他们逐渐察觉问题所在。公司调查了从签约、安装到激活的过程中（包括4个接触点）新用户的体验，发现半数用户非常满意，对服务打出8到9分（满分10分）；但另一半用户抱怨服务效率太低，只打出1到2分。
公司经过深入调查发现，部分安装服务发生了延误，而这根本上是由激励机制不当造成的：公司并未以处理用户要求的准确性考核后台员工，这些员工即便工作出色也得不到奖励，因此当信息缺失或错误时，后台仍照原样发给负责安装的部门，最终导致了延误。公司原来使用的呼叫中心客户体验评价体系，未能考虑端到端服务的整体质量，因此没能发现问题。“我们的呼叫中心客户体验分析表就像西瓜，”一位高级经理告诉我们，“表面上一片绿色，一切正常，但往里面看，除了红色还是红色。”
打造全新呼叫中心客户体验
找出关键环节、发现问题后，企业领导者切忌空中指挥。必须规避不能帮助员工解决实际困难的解决方案，即便那是外部专业人士的建议。呼叫中心客户体验问题的根源在组织内部，经常涉及跨部门的协调配合，因此看起来显而易见的解决方案并不能抓住实质。若想彻底解决问题，企业管理者必须让不同业务团队一起讨论，设计整体解决方案。
以前述电力公司为例，该公司希望重点改善“用户迁址”这一环节中的体验。管理层首先召集了相关各部门的代表开会。会场布置技术含量不高，但很有震撼力：会议室的一面墙上贴满海报、用户评论，还有一系列图片，表现用户从决定搬家到新址服务开通的体验全程。
这次会议具有突破性意义，冲击了员工的固有观念。此前没有哪个部门关注呼叫中心客户体验的整个过程，更不对其负有责任，也就无法从用户视角看到服务中的缺陷。大家很快看出，从收到用户搬家信息，到寄出第一张准确的电费单，整个流程共包含19个接触点，比想象的复杂得多。很多步骤涉及繁杂的内部交接，很容易出差错，这些地方也的确经常出错。但“原来如此”的感叹并不只针对运营中的错误。有时实际操作毫无问题，但用户仍然不满意，原因是关键沟通缺失，例如旧址终止服务时沟通效率太低；有时用户在新址开通服务后收到的信息过多，包括明显互相矛盾的信息，这使他们感到非常困惑。
现在员工对复杂的交接过程取得共同认识，理解了其他部门同事面临的困难，于是坐下来开始重新设计流程。公司设立“作战室”，通过头脑风暴寻找解决方案，并成立“前线团队”，负责试运行新方案并加以改进，鼓励承担风险和试错。最后，他们邀请用户体验改进后的服务流程，确保新方案让用户满意。最终结果：新流程的效率是原先的四倍，用户满意度明显上升，让公司的品牌承诺“服务到家”真正得以落实。
接触点越多，复杂度越高
尽管大多数组织不愿承认，许多问题的核心是，设计和执行服务流程的部门常常各自为战，从而使组织不易掌控服务的执行过程。这些部门塑造了企业与呼叫中心客户的互动方式；尽管它们尽最大努力优化呼叫中心客户体验，却经常不了解呼叫中心客户的需求
修复破损的服务链，不能全盘否定接触点管理。相关业务部门拥有重要的专业知识；在形势瞬息万变的数字行业中，接触点还可为企业带来关于消费者的宝贵情报。
企业可参考以下四个步骤，将呼叫中心客户体验纳入运营模式：
- 找出需要优化的服务环节；
- 评估现状；
- 设计跨部门合作流程，更新服务方式；
- 推动企业文化转变，追求持续进步，推广已取得的成果。
